Integrar ERP con conciliación bancaria sin errores

Integrar el ERP con la conciliación bancaria significa que el mayor de bancos de tu sistema y el extracto del banco se crucen automáticamente, y que el resultado vuelva al ERP como un asiento. No hace falta una conexión directa: la forma más simple y robusta es trabajar con los archivos que el ERP y el banco ya generan, y devolver el asiento en el formato de importación de tu sistema.

En esta guía vemos qué datos se cruzan, cómo entra el mayor, qué pasa con las liquidaciones que el banco acredita netas, los errores más comunes y cómo salir hacia Tango, Holistor, Bejerman, Xubio, Colppy y otros.

¿Qué significa integrar un ERP con la conciliación bancaria?

Es resolver tres pasos sin trabajo manual: que entre el extracto, que entre el mayor del ERP y que salga un asiento importable. En el medio está la conciliación propiamente dicha: el cruce de movimientos y la explicación de las diferencias.

1. Entrada del banco. El extracto o resumen bancario del período, tal como lo descargás del home banking.
2. Entrada del ERP. El mayor de la cuenta banco, exportado desde el sistema contable.
3. Salida. Un asiento con los ajustes y los movimientos que faltaban, en el formato que el ERP sabe importar.

¿Por qué tener un ERP no alcanza para conciliar bancos?

Porque el ERP registra lo que la empresa hizo, pero no sabe lo que el banco hizo. Las comisiones, el IVA sobre comisiones, los débitos del impuesto de la ley 25.413, las recaudaciones de SIRCREB o un cobro que nadie cargó solo aparecen en el extracto. Además, las fechas no coinciden (el cheque se registra al emitirlo y se debita cuando se cobra), los conceptos están escritos distinto y un mismo cobro puede cancelar varias facturas.

Por eso, aun con ERP, muchas empresas terminan exportando todo a Excel para puntear a mano, que es justamente lo que conviene automatizar.

¿Qué datos se cruzan entre el extracto bancario y el mayor?

Se cruzan importe, fecha y las referencias que permitan identificar la operación, no solo importes iguales.

Un detalle que genera errores al importar: el mayor ve la cuenta banco como un activo. El debe aumenta el banco (entra plata) y el haber lo disminuye, que es el espejo de crédito y débito en el extracto. Si la planilla no respeta esa convención, nada cruza.

¿Cómo entra el mayor del ERP en la conciliación?

El mayor entra como archivo exportado, no por una integración directa. Es la vía que funciona con cualquier sistema contable y sin pedir desarrollos:

1. Exportás el mayor de la cuenta banco del período desde tu sistema, en Excel o CSV.
2. Lo subís junto con el extracto del mismo período.
3. La herramienta detecta las columnas (fecha, concepto, debe, haber) o las mapeás una vez a mano.
4. Se valida que el extracto cuadre y que no haya archivos repetidos antes de conciliar.

La contra de no tener conexión directa es que hay que subir los archivos; la ventaja es que no dependés de versiones, conectores ni permisos del ERP.

¿Cómo funciona la conciliación bancaria automática con ERP?

Primero se valida la lectura, después se cruzan los casos claros con reglas y al final se revisan las excepciones. El flujo completo:

1. Validación. Saldo inicial + créditos − débitos = saldo final.
2. Cruce determinista. Cheques por número, importes con tolerancia de días, redondeos, combinaciones de varios movimientos contra un asiento y al revés.
3. Casos ambiguos. Lo que quedó pendiente puede pasar por IA, con verificación de importes antes de aplicar nada; lo explicamos en conciliación bancaria con IA.
4. Revisión. El equipo decide los ajustes de lo que quedó.
5. Exportación. El asiento vuelve al ERP con debe y haber balanceados.

Si venís de planillas, la base está en cómo funciona la conciliación bancaria automática.

¿Qué ERP se pueden usar? Plantillas de exportación

La salida importa tanto como la entrada: un asiento que el ERP no acepta obliga a recargarlo a mano. Cada sistema pide columnas y formatos distintos. Estas son las plantillas que trae Asentia:

Todas salen en xlsx o csv y con partida doble verificada. Si trabajás con SAP, Dynamics 365 o NetSuite, tenemos guías específicas, como la de conciliación bancaria en SAP.

¿Cómo se concilian las liquidaciones de tarjetas y procesadores (Getnet y otros) con el ERP?

El problema es el mismo con cualquier procesador: el banco acredita el neto de la liquidación y el ERP suele tener las ventas en bruto, así que no hay un importe que coincida uno a uno. Entre la venta y la acreditación se descuentan comisiones o aranceles, el IVA sobre esos cargos y, según el caso, retenciones o percepciones impositivas; además, una sola acreditación puede agrupar varios lotes o días.

Un ejemplo ilustrativo con importes inventados (los cargos reales dependen de cada procesador y contrato):

Para conciliarlo hay que partir de la liquidación del procesador: registrar el bruto, la comisión, el IVA y las retenciones, y cruzar el neto acreditado contra la suma de lo liquidado.

Qué cubre hoy Asentia, sin exagerar: tiene pasadas específicas para dos circuitos de cobranza que llegan netos. La de Rapifast cruza las liquidaciones de cobranza donde el banco deposita neto de comisión, y la de Banelco reconstruye el bruto a partir del neto depositado y genera el ajuste por la comisión retenida. No tiene una pasada específica para Getnet ni para otros procesadores de tarjetas: en esos casos el cruce depende de las reglas generales (por ejemplo, varios movimientos contra un asiento) y de las reglas N:N que defina tu equipo, y conviene probarlo con tus archivos reales antes de darlo por resuelto.

¿Qué errores son comunes al conciliar bancos con un ERP?

El más común es seguir dependiendo de exportaciones a Excel y punteo manual aun teniendo ERP. Estos son los que más vemos:

1. Copiar y pegar entre sistemas. Archivos desactualizados, versiones duplicadas y filas que se pierden.
2. No normalizar los datos. Fechas en formatos distintos, separadores decimales («1.234,56» frente a «1234.56») o signos invertidos entre debe y haber.
3. Exigir coincidencias exactas. Deja afuera el pago que el banco refleja un día después, el cobro que agrupa facturas o la transferencia con referencia parcial.
4. Conciliar sobre un extracto que no cuadra o que se cargó dos veces. Cualquier resultado sobre esa base está mal.
5. No hacer seguimiento de los pendientes. Diferencias que se acumulan durante varios cierres sin que nadie las explique.
6. Exportar un asiento que el ERP rechaza. Debe y haber que no balancean, cuentas que no existen en el plan o descripciones más largas de lo que admite el sistema.
7. No dejar trazabilidad. Imposible saber después quién validó un cruce o con qué criterio.

¿Qué revisar antes de integrar el ERP con la conciliación?

Antes de automatizar, conviene tener claro qué se cruza, con qué criterio y quién valida. Una lista corta:

• Que el mayor de bancos esté al día y tenga una columna de concepto o comprobante.
• Qué cuentas bancarias y bancos entran, y en qué formato descargás cada extracto.
• Qué conceptos recurrentes (comisiones, SIRCREB, impuestos bancarios) querés agrupar.
• Qué cuentas del plan van a recibir los ajustes, y que existan en el ERP.
• Quién revisa las diferencias y quién aprueba el asiento antes de importarlo.

Cómo lo resuelve Asentia

Asentia funciona como capa entre tu banco y tu ERP, sin cambiar ninguno de los dos:

• Entrada. Parser propio para Banco Nación, Credicoop, BBVA, Galicia, Galicia Empresas y para el mayor auxiliar, con detección automática del formato. Acepta PDF, PDF escaneado con OCR, CSV, XLSX y XLS; para formatos sin parser dedicado hay mapeo manual de columnas y un lector asistido por IA.
• Controles. Cuadre del extracto antes de conciliar y huella SHA-256 por archivo para no duplicar nada.
• Cruce. Nueve reglas deterministas en cascada, incluidas las de Rapifast y Banelco, y la IA solo sobre lo que quedó pendiente, sin aplicar ninguna propuesta que no cuadre.
• Salida. Asiento con partida doble verificada en la plantilla de tu sistema.
• Multiempresa. Varias empresas bajo un mismo acceso, permisos por usuario y modo auditor de solo lectura.

Lo contamos en detalle en software de conciliación bancaria integrado con tu ERP.