Qué es la conciliación bancaria y cómo se hace

La conciliación bancaria es el control que compara el extracto (o resumen) del banco con el mayor contable de esa cuenta para verificar que los dos reflejan las mismas operaciones y explicar cada diferencia. Sirve para saber cuánto dinero hay de verdad, detectar errores u omisiones y cerrar el mes con números confiables.

En la práctica, los dos saldos casi nunca coinciden a fin de mes, y no porque haya un error: hay cheques que todavía no se debitaron, depósitos que no se acreditaron, y comisiones, impuestos y retenciones que el banco cobró y la empresa todavía no registró. Conciliar es identificar esas partidas una por una hasta que los dos saldos ajustados den lo mismo.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

Sirve para que la contabilidad refleje la caja real y para detectar a tiempo lo que no cierra. En concreto, permite:

• Registrar lo que el banco ya hizo y la empresa no: comisiones, IVA sobre comisiones, impuesto a los débitos y créditos, retenciones de SIRCREB, intereses.
• Encontrar cobros sin identificar: transferencias de clientes que llegaron sin referencia y siguen sin aplicarse a ninguna factura.
• Detectar errores de carga: importes mal tipeados, movimientos duplicados o registrados en la cuenta equivocada.
• Controlar los cheques emitidos: saber cuáles se debitaron y cuáles siguen en circulación, y detectar cheques vencidos que nunca se cobraron.
• Llegar al cierre y a la auditoría con respaldo: cada diferencia queda explicada, con su motivo.

¿Qué se compara en una conciliación bancaria?

Se comparan dos fuentes que registran las mismas operaciones desde lados distintos:

Ojo con el sentido de los signos: lo que en el extracto es un crédito (entra plata a la cuenta) en el mayor de la empresa es un débito a la cuenta banco, y viceversa.

¿Qué son las partidas conciliatorias?

Las partidas conciliatorias son las diferencias que explican por qué los saldos no coinciden. Se dividen en dos grupos según dónde haya que ajustarlas.

Partidas que están en libros y todavía no en el banco (se ajustan sobre el saldo del banco, no generan asiento):

• Cheques emitidos pendientes de debitar. La empresa entregó un cheque o un echeq a un proveedor y lo dio de baja en libros, pero el proveedor todavía no lo depositó.
• Depósitos en tránsito. Se depositó un cheque de un cliente el último día hábil y el banco lo acredita después del cierre.

Partidas que están en el banco y todavía no en libros (requieren un asiento de ajuste):

• Comisiones y gastos bancarios, con su IVA.
• Impuesto sobre los créditos y débitos en cuentas bancarias (ley 25.413). La alícuota general es del 0,6 % sobre cada débito y cada crédito, y en el extracto suele aparecer una línea por operación.
• Retenciones de SIRCREB. El Sistema de Recaudación y Control de Acreditaciones Bancarias retiene Ingresos Brutos sobre las acreditaciones de los contribuyentes incluidos en el padrón.
• Cobros o débitos no registrados: transferencias de clientes, débitos automáticos, intereses.
• Errores, de cualquiera de los dos lados.

¿Cómo se hace la conciliación bancaria paso a paso?

Se hace partiendo de los dos saldos al cierre, marcando lo que coincide y explicando lo que queda. El proceso, en seis pasos:

1. Conseguir el extracto completo del período. En PDF o Excel, desde el homebanking. Antes de usarlo, verificá la cadena de saldos: saldo inicial más créditos menos débitos tiene que dar el saldo final, y el saldo inicial tiene que coincidir con el final del mes anterior. Si no cierra, falta una página o un movimiento.
2. Sacar el mayor de la cuenta banco del sistema contable para el mismo período.
3. Arrastrar las partidas pendientes del mes anterior. Los cheques que estaban en circulación y los depósitos en tránsito del cierre anterior deberían aparecer en el extracto de este mes. Si alguno no aparece, sigue pendiente.
4. Cruzar movimiento por movimiento. Primero por importe exacto y fecha cercana, después por número de cheque, después los casos difíciles: una transferencia que paga varias facturas, o varios débitos que corresponden a un solo asiento.
5. Clasificar lo que no cruzó en las partidas conciliatorias de la sección anterior.
6. Armar el cuadro de conciliación y los asientos de ajuste, y dejar documentado el motivo de cada diferencia.

Ejemplo de conciliación bancaria en pesos

Ejemplo ilustrativo: una empresa cierra octubre con estos saldos en su cuenta corriente.

• Saldo según extracto al 31/10: $4.812.350
• Saldo según mayor al 31/10: $4.495.500

Al cruzar, quedan estas partidas sin pareja:

• Echeq n.º 1234 a un proveedor por $350.000 y cheque n.º 5678 por $180.000, emitidos y registrados, todavía no debitados.
• Cheque de un cliente por $220.000 depositado el 31/10, que el banco acredita el 2/11.
• Comisión de mantenimiento por $15.000 más IVA $3.150.
• Impuesto a los débitos y créditos del mes: $42.600 en total.
• Retenciones de SIRCREB del mes: $27.400.
• Transferencia de un cliente por $95.000 que el banco acreditó y la empresa no registró.

Los dos saldos ajustados coinciden: la conciliación cierra. Las partidas de la columna «Libros» generan asientos de ajuste:

Las de la columna «Banco» no se registran: son diferencias temporales que deberían desaparecer el mes siguiente. Si un cheque sigue pendiente durante meses, hay que averiguar qué pasó: puede haberse extraviado o haber vencido el plazo de presentación.

¿Cuáles son los errores más comunes en la conciliación bancaria?

Los errores más comunes son dejarla para el final, no arrastrar las partidas pendientes y aceptar diferencias sin documentarlas. Los más frecuentes:

1. Conciliar una vez al año o al cierre del ejercicio. Con doce meses de movimientos, encontrar una diferencia de $3.000 es casi imposible. Conciliá al menos mensualmente.
2. No validar el extracto antes de cruzar. Una página faltante del PDF hace que nada cierre, y se pierden horas buscando un error que no está en la contabilidad.
3. Olvidar las partidas pendientes del mes anterior. Los cheques en circulación se arrastran hasta que se debitan; si se pierden de vista, aparecen como diferencias inexplicables.
4. Cargar el impuesto a los débitos y créditos línea por línea. Son decenas o cientos de líneas por mes. Agrupalas por período en un solo asiento.
5. No registrar las retenciones de SIRCREB. Además de descuadrar el banco, se pierde el cómputo de esas retenciones en Ingresos Brutos.
6. Ignorar las diferencias chicas. Una diferencia de pocos pesos puede ser redondeo, pero también una comisión que se repite todos los meses. Clasificala igual.
7. Forzar el cuadre con una partida «varios». Ajustar la diferencia a una cuenta genérica esconde el error en lugar de resolverlo.
8. No detectar duplicados. Importar dos veces el mismo extracto o cargar dos veces un pago genera diferencias que parecen reales.
9. Criterios distintos según quién concilie. Si cada persona acepta márgenes de fecha o de importe distintos, el resultado no es comparable entre meses. Definí por escrito qué tolerancias se aceptan.
10. No dejar rastro. Sin registro de quién aceptó cada diferencia y por qué, la conciliación no sirve como respaldo ante una auditoría.

¿Cuándo conviene automatizar la conciliación bancaria?

Conviene automatizarla cuando el volumen hace que el cruce manual consuma más tiempo que el análisis de las diferencias. Las señales típicas: varias cuentas en distintos bancos, cientos de movimientos por mes, muchas cobranzas que llegan agrupadas o netas de comisión, y la planilla de Excel que solo una persona sabe usar. En cómo funciona la conciliación bancaria automática explicamos qué reglas usa un motor de cruce y qué sigue necesitando revisión humana.

¿Cómo lo resuelve Asentia?

Asentia automatiza el cruce entre extracto y mayor con nueve reglas deterministas en cascada antes de recurrir a la IA. En concreto:

• Lee el extracto de Banco Nación, Credicoop, BBVA, Galicia y Galicia Empresas con parser propio, en PDF (también escaneado, con OCR), CSV, XLSX o XLS, y comprueba que saldo inicial más créditos menos débitos dé el saldo final antes de conciliar.
• Cruza los cheques extrayendo el número del texto del extracto y comparándolo con el mayor por importe exacto, sin límite de fecha.
• Busca coincidencias por importe en una ventana de ±15 días con tolerancia configurable, y marca como ajuste por redondeo las diferencias de hasta $10 en ±1 día.
• Resuelve los casos de uno contra varios: varios movimientos que suman un asiento, o un movimiento contra varios asientos (grupos de hasta 6 ítems en ±72 horas).
• Agrupa conceptos recurrentes como SIRCREB a nivel período, según tu configuración.
• Evita duplicados con una huella SHA-256 por archivo y deja registrado qué regla resolvió cada movimiento.

Lo que ninguna regla resuelve pasa a la IA, que solo ve lo pendiente, y cada propuesta se verifica antes de aplicarse: si las sumas no cuadran, se descarta. El detalle está en el software de conciliación bancaria de Asentia. Si estás comparando opciones, te puede servir también cómo elegir el mejor software de conciliación bancaria y, para el paso siguiente, el cierre contable mensual.