Asiento de compras con percepciones (Portal IVA)
El asiento de compras mensual se arma imputando cada proveedor (por CUIT) a su cuenta de gasto, separando IVA crédito fiscal y percepciones de IVA e IIBB, y llevando el total a proveedores. Si la fuente es Mis Comprobantes, que no discrimina percepciones, se deducen de la diferencia entre el total y sus componentes.
El asiento de compras tiene más trabajo que el de ventas por dos motivos: cada proveedor va a una cuenta de gasto distinta, y las percepciones no siempre vienen discriminadas. Es justo la parte que en muchos estudios se resuelve con un BUSCARV en la planilla de trabajo y bastante revisión manual.
Las fuentes: Portal IVA y Mis Comprobantes recibidos
Los comprobantes recibidos se pueden obtener de ARCA de dos maneras, y la diferencia importa:
- Portal IVA trae las percepciones y otros tributos desglosados en columnas propias: percepciones de IVA, de Ingresos Brutos, impuestos municipales, internos y otros.
- Mis Comprobantes recibidos no las discrimina. Las percepciones quedan dentro del total, sin decir cuánto es cada una.
Paso 1: imputar cada proveedor a su cuenta
El criterio habitual es que cada proveedor, identificado por su CUIT, va siempre a la misma cuenta de gasto. Por eso tiene sentido guardar esa relación como regla de la empresa y aplicarla automáticamente cada mes. Algunos comprobantes, además, no deberían entrar en el asiento de compras: por ejemplo, la liquidación del banco, que ya se registra al imputar el extracto bancario.
Paso 2: las percepciones sin desglosar
Cuando la fuente no discrimina las percepciones, se pueden deducir. Para cada comprobante:
Diferencia = total − (neto + no gravado + exento + IVA + tributos desglosados)
Si la diferencia representa un porcentaje conocido del neto, se puede asignar. Por ejemplo, si un cliente suele sufrir una percepción de IVA del 3 % y una de Ingresos Brutos del 2,5 %, una diferencia del 3 % es percepción de IVA, una del 2,5 % es de IIBB y una del 5,5 % son las dos. Los porcentajes dependen de cada cliente y su jurisdicción, así que tienen que poder configurarse por empresa.
Si la diferencia no coincide con ningún porcentaje esperado, no hay que adivinar: ese comprobante tiene que revisarse a mano.
¿Cómo se imputan las percepciones de IIBB de cada provincia?
Portal IVA trae las percepciones de Ingresos Brutos de cada comprobante en un solo importe, sin decir a qué jurisdicción corresponden. Si la empresa tributa en una sola provincia no importa; si está en Convenio Multilateral o sufre percepciones de agentes de otras provincias, el dato de la jurisdicción hay que sacarlo del propio comprobante, porque el archivo de ARCA no lo trae.
Con Mis Comprobantes el problema es el mismo, con un paso más: primero hay que deducir la percepción de la diferencia. Si cada provincia percibe con una alícuota distinta (por ejemplo, 2,5 % la provincia principal y 1 % otra), el porcentaje sobre el neto sirve también para saber de qué jurisdicción es.
Una alternativa práctica es usar una sola cuenta de percepciones de IIBB en el asiento y asignar cada percepción a su jurisdicción al preparar la declaración jurada (en Convenio Multilateral, en SIFERE). Lo importante es decidir el criterio por empresa y aplicarlo siempre igual.
Así lo resuelve hoy Asentia:
| Origen de la percepción | Qué trae ARCA | Cómo se imputa en Asentia |
|---|---|---|
| Columna de IIBB de Portal IVA | El total por comprobante, sin provincia | A la cuenta única de percepciones de IIBB de la empresa |
| Diferencia de Mis Comprobantes | Nada: queda dentro del total | Por porcentaje sobre el neto; cada porcentaje puede mandar una parte a la cuenta de otra provincia |
| Porcentaje que no coincide | — | Reparto a mano a cualquier cuenta del plan; el mes no cierra hasta resolverlo |
Asentia no separa por provincia las percepciones que Portal IVA trae en su columna de IIBB: si el estudio necesita ese detalle en el mayor, tiene que cargarlo aparte.
Paso 3: el asiento mensual
Con todo imputado, el asiento de compras del mes queda así:
- Gasto, una línea por cuenta, al debe, por el neto, no gravado y exento.
- Percepción de IVA y percepción de IIBB, al debe.
- IVA crédito fiscal, al debe.
- Proveedores, al haber, por el total.
Como en ventas, las notas de crédito restan. Cada cuenta lleva una sola línea con su neto: si una cuenta queda negativa (más notas de crédito que facturas de ese proveedor), el importe pasa positivo a la columna contraria, y un mes negativo sale invertido entero, porque el sistema contable no acepta importes con signo. Asentia lo hace sola.
Los controles
- Sin comprobantes a medio imputar. Un comprobante sin cuenta de gasto, o con una diferencia sin repartir, no debería dejar cerrar el mes.
- Descuadres solo de redondeo. Portal IVA trunca los decimales: una diferencia chica en un comprobante, dentro de la tolerancia que fija la empresa, es redondeo y va al gasto de ese comprobante; si el mes descuadra dentro de esa tolerancia, se ajusta contra la línea de gasto mayor y queda marcado. Cualquier diferencia mayor es un error que hay que encontrar.
- El mes del asiento es el período de registración. Una factura de proveedor fechada en septiembre que entró al libro de IVA en octubre va al asiento de octubre. El CSV de Portal IVA trae el período en el nombre del archivo; Mis Comprobantes y los Excel, no. Asentia lo propone por el nombre del archivo o por el mes de los comprobantes y lo confirma antes de cargar; los comprobantes que ya estaban cargados se saltan sin pisar nada.
- Proveedores en la base APOC. Si un CUIT del archivo figura en la lista de contribuyentes no confiables que publica ARCA, conviene revisar esas facturas antes de tomar el crédito fiscal. Asentia lo avisa al subir el archivo y lo marca en la lista de proveedores; es un aviso, no un bloqueo.
Cómo lo resuelve Asentia
El módulo Compras de Asentia importa Portal IVA, Mis Comprobantes recibidos o el Excel de la macro del estudio. Imputa cada proveedor por CUIT con reglas de la empresa, o lo excluye del asiento; reparte la diferencia entre percepciones según los porcentajes configurados y marca para revisión las que no coinciden. Para proveedores sin regla, puede sugerir una cuenta con IA, que el equipo confirma. El asiento sale con una línea por cuenta y sin importes con signo (un mes con más notas de crédito que facturas se invierte solo), el mes queda bloqueado mientras haya comprobantes sin resolver o un descuadre mayor que la tolerancia, y antes de exportar el borrador se puede retocar línea por línea; un asiento editado a mano no se regenera. Después se exporta a Holistor junto con los de bancos y ventas. Más detalle en Asentia para estudios contables.
Conclusión
Automatizar el asiento de compras pasa por dos cosas: guardar la imputación de proveedores como reglas en lugar de rehacerla cada mes, y tratar las percepciones con un criterio explícito y configurable. Con eso, el trabajo mensual se reduce a revisar los proveedores nuevos y los comprobantes que no encajan.
Preguntas frecuentes
Restando al total del comprobante el neto, no gravado, exento, IVA y tributos desglosados; la diferencia se asigna según los porcentajes habituales del cliente y, si no coincide con ninguno, se revisa a mano.
Sí: trae columnas propias para percepciones de IVA, de Ingresos Brutos, impuestos municipales, internos y otros tributos. Las de Ingresos Brutos vienen en un solo importe por comprobante, sin indicar la provincia.
No cuando vienen de la columna de Portal IVA: van a una única cuenta de percepciones de IIBB. Si salen de la diferencia de Mis Comprobantes, cada porcentaje configurado puede ir a la cuenta de una provincia distinta, y lo que no coincide se reparte a mano.
Por CUIT: cada proveedor va siempre a la misma cuenta de gasto, así que conviene guardar esa relación como regla de la empresa en lugar de un BUSCARV en la planilla.
Los que ya se registran por otro lado, por ejemplo la liquidación del banco que se imputa con el extracto bancario.
Mientras haya comprobantes sin cuenta de gasto o con una diferencia sin repartir, o un descuadre del mes mayor que la tolerancia de la empresa.
Sí. Mientras está en borrador se pueden editar sus líneas (cuenta, debe y haber) con las mismas validaciones que exige el sistema contable: una cuenta imputable de la empresa por línea, importes positivos en una sola columna y asiento cuadrado. Un asiento editado a mano no se regenera al volver a cargar el mes; hay que anularlo para rehacerlo. También se puede crear a mano el asiento de un mes sin archivo.
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