Imputación bancaria automática paso a paso

La imputación bancaria automática consiste en asignar cada movimiento del extracto a su cuenta contable con reglas guardadas (por concepto o por CUIT) y armar con eso el asiento del mes, sin cargarlo a mano. Es la alternativa a la conciliación cuando el cliente no tiene un mayor contra el que cruzar.

En muchos clientes de un estudio contable no hay un mayor contra el que conciliar: lo único fiable que llega cada mes es el extracto del banco. Para esos clientes, el trabajo no es conciliar sino imputar: decidir a qué cuenta contable va cada movimiento y armar con eso el asiento del mes.

Es una tarea repetitiva por naturaleza. Los mismos conceptos (comisiones, impuesto a los débitos y créditos, SIRCREB, transferencias a los mismos proveedores) aparecen mes tras mes, y aun así suelen imputarse a mano en una planilla.

Imputación bancaria y conciliación bancaria: no son lo mismo

• Conciliación bancaria. Cruza dos fuentes, el extracto y el mayor contable, para comprobar que dicen lo mismo y explicar las diferencias. Tiene sentido cuando la empresa ya registra sus operaciones en un sistema.
• Imputación bancaria. Parte de una sola fuente, el extracto, y asigna cada movimiento a una cuenta. El resultado no es una lista de diferencias, sino un asiento.

Un estudio suele necesitar las dos: conciliación para los clientes con más estructura e imputación para los más chicos.

Paso 1: leer bien el extracto

Todo empieza por convertir el resumen del banco en movimientos limpios. El problema es que cada banco usa su propio formato, en PDF o en Excel, y a veces un mismo mes llega partido en varios archivos.

Antes de imputar nada conviene validar la lectura con la cadena de saldos: saldo inicial más créditos menos débitos tiene que dar el saldo final, y el saldo inicial de un mes tiene que coincidir con el final del anterior. Si no cierra, falta o sobra algún movimiento, y cualquier asiento que salga de ahí estará mal.

¿Qué controles conviene hacer al subir un extracto?

Cuatro, y los cuatro son avisos que se resuelven antes de imputar: que el archivo sea de la cuenta y del titular correctos, que no falten meses, que no haya movimientos duplicados y que la cadena de saldos cierre.

• La cuenta. El PDF del banco suele traer el CBU y el Excel el número de cuenta, y son la misma cuenta. Si el sistema no lo reconoce, el estudio termina con dos cuentas para el mismo banco y los saldos no encadenan.
• El titular. Un extracto de otra empresa del mismo cliente se parece mucho al correcto; el CUIT de la cabecera lo delata.
• Los meses que faltan. Si hay extracto de junio y de agosto, falta julio: o el cliente no lo mandó o se traspapeló. Es mejor saberlo al subir que al cerrar el ejercicio.
• Los duplicados. Subir el mismo mes dos veces, o el PDF y el Excel del mismo resumen, no debería duplicar movimientos. El caso difícil es el movimiento que coincide en fecha e importe pero tiene otro concepto: el PDF y el Excel del banco escriben distinto el mismo texto, y dos movimientos iguales el mismo día también existen.

En Asentia, al subir el extracto se reconoce la cuenta por el CBU o por el número de cuenta (con o sin sucursal o ceros de relleno) y se propone preseleccionada para confirmarla; si quedaron dos cuentas repetidas, se fusionan. Los movimientos que ya estaban cargados se saltan, los que coinciden en fecha e importe con otro concepto entran con un aviso para revisarlos, y los meses sin extracto entre dos meses cargados se avisan en la lista de Bancos. Son avisos, no bloqueos: el estudio decide. Además, el extracto se puede descargar en Excel como respaldo.

Paso 2: imputar con reglas, no de memoria

La mayor parte de los movimientos se repiten. Lo eficiente es que cada decisión del equipo se guarde como una regla:

• Por concepto. "COMISION MANTENIMIENTO CUENTA" va siempre a gastos bancarios.
• Por CUIT. Las transferencias a un CUIT determinado van siempre a la cuenta de ese proveedor.

Con reglas, el mes siguiente solo queda por revisar lo nuevo. Hay dos matices importantes: las reglas no deberían tocar meses ya confirmados, y tampoco deberían pisar lo que el equipo resolvió a mano como excepción.

Paso 3: los casos que no van a una sola cuenta

Hay movimientos que no encajan en una regla simple:

• Pagos que hay que repartir. Un mismo débito puede ser en parte proveedor y en parte impuesto.
• Movimientos que no van al asiento. Por ejemplo, porque ya se registran en otro módulo; conviene dejar dicho el motivo.
• Cuentas que no existen todavía. Si se crea una cuenta nueva durante la imputación, hay que darla de alta en el sistema contable antes de importar el asiento.

Paso 4: el asiento y la exportación

Con todo imputado, el asiento del mes agrupa los movimientos por cuenta contra la cuenta del banco. Antes de exportarlo, el debe y el haber tienen que sumar cero, y el número de asiento tiene que seguir la serie del sistema contable del cliente para no pisar asientos existentes.

Cómo lo resuelve Asentia

En Asentia, el módulo Bancos lee extractos en PDF o Excel con plantillas validadas por la cadena de saldos, guarda un extracto por cuenta y mes (la cuenta se confirma al subir, reconocida por CBU o número) y aplica las reglas por concepto o por CUIT en cuanto se sube un mes nuevo. Avisa de los meses que faltan, de los posibles duplicados y del CUIT del titular, sin duplicar lo que ya estaba cargado. Permite repartir movimientos, excluirlos con motivo y exportar el asiento a Holistor, Bejerman u otros formatos, con aviso de las cuentas creadas en Asentia que faltan en el plan del cliente. Lo contamos en detalle en Asentia para estudios contables.

Conclusión

La imputación bancaria es el punto de partida natural para automatizar clientes pequeños: hay una sola fuente, se repite cada mes y termina en un asiento. Con una lectura validada del extracto y reglas que se aplican solas, el trabajo del equipo pasa de imputar cada movimiento a revisar solo lo nuevo.