Automatización contable para estudios contables

La automatización contable para estudios contables consiste en que el trabajo que se repite cada mes en cada cliente (leer extractos, conciliar o imputar movimientos bancarios, armar los asientos de bancos, ventas y compras) lo resuelvan reglas verificables, y que el equipo revise solo las excepciones. Lo más rentable es empezar por los bancos: afectan a todos los clientes y son lo que más suele trabar el cierre.

Es la misma necesidad que en España se busca como «conciliación bancaria automática para asesorías» o gestorías. Acá la operatoria es otra: resúmenes de Banco Nación, Galicia o Credicoop, impuesto a los débitos y créditos, SIRCREB, comprobantes de ARCA y sistemas contables como Holistor, Bejerman, Tango o Xubio.

¿Qué tareas de un estudio contable se pueden automatizar?

Se puede automatizar todo lo que parte de un archivo que el estudio ya descarga y termina en un asiento o en una lista de diferencias. Lo que no se automatiza es el criterio: decidir una cuenta nueva, resolver una excepción o hablar con el cliente.

El orden lógico es bancos, después ventas y compras, y al final la exportación conjunta. Cada paso alimenta el cierre del mes de ese cliente.

¿Conciliación bancaria completa o imputación simplificada?

Depende de si el cliente lleva contabilidad propia. Si registra sus operaciones en un ERP o sistema contable, lo que corresponde es conciliar: cruzar el extracto contra el mayor y explicar las diferencias. Si no hay un mayor fiable, lo que corresponde es imputar: asignar cada movimiento del extracto a una cuenta y armar el asiento.

Un mismo estudio suele tener las dos situaciones en su cartera. Lo importante es que no haga falta una herramienta distinta para cada una, ni una planilla distinta por cliente.

¿Cómo funciona la conciliación bancaria para estudios contables?

Funciona como una cascada: primero se cruzan los casos seguros con reglas deterministas y solo lo que queda se revisa a mano o con ayuda de IA. En un cliente argentino, lo que complica el cruce casi nunca es el volumen, sino la forma en que el banco muestra las operaciones.

Ejemplo ilustrativo de un día de extracto contra el mayor de un cliente:

Las dos últimas filas son las que en una planilla se van acumulando como «diferencias» y obligan a revisar todo de nuevo a fin de mes. Con reglas específicas para cada concepto, quedan resueltas o identificadas desde el primer día. El proceso completo está explicado en qué es la conciliación bancaria y cómo se hace.

¿Cómo se automatiza la imputación de los clientes más chicos?

Se automatiza guardando cada decisión del equipo como una regla, por concepto o por CUIT, que se aplica sola al subir el mes siguiente. El primer mes lleva trabajo; los siguientes, solo lo nuevo.

Ejemplo ilustrativo del asiento de bancos de octubre de un cliente pequeño:

Antes de imputar, el extracto tiene que cuadrar: saldo inicial más créditos menos débitos igual a saldo final, y el saldo inicial tiene que coincidir con el final del mes anterior. Si no cuadra, falta o sobra un movimiento y cualquier asiento posterior estará mal. Lo desarrollamos en imputación bancaria automática.

¿Qué pasa con los asientos de ventas y compras?

También se pueden armar automáticamente a partir de ARCA, porque los comprobantes ya están ahí. Ventas sale de Mis Comprobantes emitidos o de Portal IVA: un asiento por mes con deudores por ventas contra ventas e IVA débito fiscal. Compras es más trabajosa: cada proveedor va a su cuenta de gasto y las percepciones de IVA e IIBB no siempre vienen desglosadas.

Los detalles de cada uno están en el asiento de ventas desde ARCA y en el asiento de compras con percepciones.

¿Cómo se automatizan los cierres contables de los clientes?

Se automatizan convirtiendo el cierre de cada cliente en una lista de controles que se cumplen o no, en lugar de una revisión de memoria. Para cada empresa y cada mes:

1. Extractos completos y cuadrados, con el saldo encadenado al mes anterior y el CUIT del titular correcto.
2. Bancos conciliados o imputados, con las partidas pendientes identificadas y con motivo.
3. Ventas y compras importadas desde ARCA, sin comprobantes sin cuenta.
4. Asientos que balancean: debe igual a haber, sin descuadres más allá de los centavos.
5. Cuentas nuevas dadas de alta en el sistema contable del cliente antes de importar.
6. Numeración correlativa que siga la serie del sistema contable, para no pisar asientos.

Dos detalles evitan muchos errores en estudios con cartera variada: respetar el ejercicio fiscal de cada empresa (no todas cierran en diciembre) y no permitir que una regla nueva modifique un mes ya confirmado. Para el cierre en general, mirá la guía de cierre contable mensual.

¿Cómo supervisa el estudio a varias empresas a la vez?

Con un único acceso a todas las empresas y permisos por persona, de modo que cada colaborador trabaje en sus clientes y el responsable pueda revisar sin modificar. Lo que conviene poder ver por cliente es simple: qué meses tienen extracto, cuáles están conciliados o imputados, qué queda pendiente y qué asientos ya se exportaron.

La alternativa habitual, una carpeta y una planilla por cliente, funciona con pocos clientes. Con más, se pierden versiones, se rompen fórmulas y nadie sabe con certeza qué está cerrado.

¿Qué trazabilidad necesita un estudio para no perder el control?

Necesita poder explicar, para cada movimiento, por qué quedó donde quedó. En concreto:

• Qué regla lo resolvió y con qué condiciones, o quién lo resolvió a mano.
• Quién hizo cada acción y cuándo: subir un extracto, cambiar una regla, confirmar un mes.
• Versiones de las reglas, para saber con qué criterio se imputó cada mes.
• Control de duplicados, para que subir dos veces el mismo extracto no duplique movimientos.

Esto es lo que permite que la automatización no sea una caja negra: un auditor o el propio cliente pueden reconstruir cada número.

¿Dónde entra la IA y dónde no?

La IA sirve para lo que las reglas no resuelven, no para reemplazarlas. En un estudio, eso es leer un formato de extracto nuevo, proponer combinaciones difíciles de movimientos o sugerir la cuenta de un proveedor que aparece por primera vez. Lo que no debería hacer es aplicar algo que no cuadra. Lo explicamos en conciliación bancaria con IA.

Cómo lo resuelve Asentia

Asentia es un software de conciliación bancaria e imputación contable para empresas y estudios contables de Argentina, y cubre los dos modelos:

• Conciliación completa. Nueve reglas en cascada (cheques por número, importe con ventana de ±15 días, redondeos de hasta $10, varios movimientos contra un asiento, un movimiento contra varios asientos, agrupación por concepto como SIRCREB, reglas N:N propias y pasadas específicas para cobranzas Rapifast y Banelco). Solo lo que queda pendiente pasa a la IA, y ninguna propuesta se aplica si no cuadra.
• Módulo Bancos. Lee extractos en PDF o Excel con plantillas validadas por la cadena de saldos, guarda un extracto por cuenta y mes y aplica reglas por concepto o por CUIT sin tocar asientos confirmados ni excepciones manuales.
• Ventas y Compras. Importa Mis Comprobantes, Portal IVA o el Excel de la macro del estudio; en compras, imputa por CUIT y desglosa o reparte las percepciones de IVA e IIBB según porcentajes de cada empresa.
• Cierre y exportación. Ejercicio fiscal por empresa, meses bloqueados si hay comprobantes sin cuenta, exportación a Holistor (TXT) y Bejerman con numeración correlativa, y aviso de cuentas a dar de alta.
• Control. Varias empresas bajo un mismo acceso, permisos por usuario, modo auditor de solo lectura, registro de cada acción y reglas versionadas.

Si tu estudio trabaja con clientes que llevan mayor, el punto de partida es la conciliación bancaria para estudios contables. Si la mayoría son clientes chicos, mirá el software para estudios contables con bancos, ventas y compras.